Hoe zit dat met die e-mail?

Heel misschien dacht je na het lezen van mijn vorig blogje: tiens, hoe zit dat met die e-mail? Welke trucs kent zij die ik niet ken?

De rode draad van het boek dat ik bijeen tokkel, is bewust kiezen voor minder. Voor advanced classes in e-mailgebruik ben je hier niet aan het juiste adres. Ik bekijk het fenomeen alleen maar vanuit een minder-perspectief.

Tip 1: niet meer pingpongen

In dit  boek staat: stel je voor dat de e-mails die je per dag krijgt, in de vorm van brieven op je bureau zouden belanden? We zouden al veel langer collectief aan de alarmbel hangen. Het ding is dat we dat e-mailen zelf mee in stand houden. Elke ping wordt gevolgd door een pong. We houden elkaar bezig.

Tip 2: 5 lijnen

Diezelfde Donald Roos zegt dat 5 lijnen volstaan:

  1. Hi
  2. Dit is wat ik je stuur.
  3. Let daarbij op … en …
  4. Van jou verwacht ik …
  5. Bye

tip 3: regels – regels -regels

Als je werkt met Outlook, kan je regels instellen. (Het zijn de enige leuke regels die ik ken.) Regels maken van je mailboxinstroom geen immense Nijl maar een reeks bevaarbare Demertjes. Ze zorgen ervoor dat mails van bepaalde personen of over welomschreven onderwerpen volautomatisch naar een welbepaalde map verhuizen. Het is een soort van automatisch schoonmaaksysteem. Een logische mappenstructuur is daarvoor essentieel.

tip 4: de mappenstructuur

Wat echt belangrijk is, hoort in een map. De meest logische manier van werken is die mappen vorm te geven op basis van je werkprioriteiten.

In mijn geval ben ik met mijn werkklak op bijvoorbeeld de coach van een aantal van mijn collega’s. Dat is één van de rollen die ik opneem. Zo is nu ook mijn mappenstructuur opgebouwd. En wat daar ongelofelijk fijn aan is, is dat het mijn inbox automatisch relativeert, want wat niet met regels naar mijn mappen versluisd wordt, is niet echt belangrijk.

 

 

Advertenties

One comment

  1. Oja, de mappenstructuur. Ik krijg het m’n collega’s maar niet uitgelegd. En dan zijn zij verbaasd dat ik alles makkelijk terug kan vinden :-).
    Hier probeer ik te streven naar inbox zero, maar dat lukt helaas niet altijd…

    Like

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s